Cómo utilizar chips inteligentes en Google Docs y Sheets

Por Howard Wen

Mundo informático |

En Google Docs and Sheets, puede hacer que sus documentos y hojas de cálculo sean más interactivos agregándoles chips inteligentes. Estas son partes de texto resaltadas; cuando mueves el puntero sobre uno de ellos, se abre una pequeña tarjeta que contiene más información.

Por ejemplo, un chip inteligente que contiene el nombre de un compañero de trabajo abre una tarjeta con su información de contacto, o un chip inteligente con el nombre de una empresa abre una tarjeta que muestra su ubicación en el mapa. Otros tipos de chips inteligentes incluyen fechas, enlaces a archivos o reuniones relacionados y menús desplegables interactivos.

Los chips inteligentes están destinados principalmente a usarse en documentos u hojas de cálculo que comparte con otras personas, como un documento de proyecto en el que colabora con compañeros de trabajo. Los chips ayudan a proporcionar información adicional a otras personas que ven e interactúan con su documento u hoja de cálculo. Sus colaboradores pueden actualizar los chips inteligentes existentes y agregar otros nuevos.

Una característica relacionada en Google Docs se llama bloques de construcción. Estas miniplantillas, diseñadas para usarse junto con chips inteligentes, pueden insertarse en sus documentos para realizar un seguimiento de proyectos, redactar correos electrónicos y más. Al igual que los chips inteligentes, los bloques de construcción están diseñados para el trabajo colaborativo.

En la parte trasera, los chips y bloques de construcción inteligentes se conectan con otras aplicaciones y servicios de Google Workspace. Digamos, por ejemplo, que cambia la información de contacto de un compañero de trabajo. Cuando se cambia su información en el directorio corporativo o en sus Contactos de Google, se actualizará automáticamente un chip inteligente para ese compañero de trabajo incrustado en un documento u hoja de cálculo.

Todo es parte del concepto de "lienzo inteligente" de Google para mejorar sus aplicaciones Workspace y hacerlas "más flexibles, interactivas e inteligentes", según la compañía. Para aprovechar al máximo estas nuevas funciones, necesitará una cuenta de Google Workspace, pero muchas de ellas están disponibles para usuarios con cuentas gratuitas de Google.

Coloque el cursor en su documento, o dentro de la celda de la hoja de cálculo, donde desea colocar un chip inteligente. Hay tres formas de seleccionar e insertar un chip inteligente:

Tipo@ para ver una lista de chips inteligentes que puede insertar. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

Para invocar un chip inteligente para un archivo en particular, escriba@ seguido del nombre del archivo o palabras clave relacionadas. (Haga clic en la imagen para ampliarla).

Google está implementando más tipos de chips inteligentes con el tiempo, pero al momento de escribir este artículo, estos son los chips inteligentes que puede usar en Google Docs y/o Google Sheets:

Este chip inteligente incorpora un enlace a un evento de Google Calendar; por ejemplo, podría incorporar un chip inteligente para una reunión relacionada con un proyecto en particular en el documento u hoja de cálculo que realiza un seguimiento de este proyecto. Si se cambia la hora del evento, el chip inteligente muestra automáticamente la nueva hora.

Para insertar un chip inteligente de evento, seleccione Insertar > Chips inteligentes > Evento de calendario o escriba@ y desplácese hacia abajo hasta la sección EVENTOS DEL CALENDARIO del menú que aparece. Seleccione el evento o haga clic en > a la derecha de EVENTOS DEL CALENDARIO para abrir otro menú con más eventos sugeridos. Alternativamente, puede escribir@más algunos caracteres del nombre del evento, luego seleccione el evento de la lista de resultados que aparece.

Cuando usted o alguien con quien haya compartido el documento pasa el cursor sobre un chip de evento, se abre un pequeño panel que muestra el nombre y la hora del evento. Al hacer clic en el nombre del evento, se abre el evento en Google Calendar. Si hace clic en el ícono del clip, el documento u hoja de cálculo en la que se encuentra se adjuntará al evento.

Un panel de chip inteligente de eventos de Calendario muestra la hora del evento y un enlace para abrirlo en Google Calendar.

Si el evento es una reunión de Google Meet y comenzará pronto o ya está en progreso, es posible que vea una opción Unirse en el panel del chip inteligente en la que puede hacer clic para unirse a la reunión.

Esta es una herramienta de mini calendario interactiva. Puede usarlo en un documento u hoja de cálculo que haya configurado para realizar un seguimiento del progreso de múltiples proyectos, de modo que la fecha límite de cada proyecto se pueda establecer con un chip inteligente de fecha. Esto puede hacer que sea más conveniente para usted y otras personas que colaboran con usted establecer y cambiar los plazos.

Para invocar rápidamente el chip inteligente de fecha, escriba@fecha y presiona Enter. Se abre un pequeño calendario debajo del cursor. Haga clic en una fecha en el calendario (o cambie a otro mes y seleccione una fecha), opcionalmente seleccione una hora en el cuadro "Establecer hora" en la parte inferior y haga clic en Aceptar. La fecha (y hora) seleccionada se insertará en su documento u hoja de cálculo.

Un método aún más rápido es escribir un atajo como@hoy,@mañana,@siguiente lunes,@15 de Junio, o@24/02/24y presiona Enter.

Cuando pasas el puntero sobre un chip inteligente de fecha, aparece un pequeño panel debajo de él. Cualquiera que tenga permisos de edición para el documento u hoja de cálculo puede cambiar la fecha haciendo clic en la fecha en el panel y seleccionando una nueva fecha en el pequeño calendario que aparece.

Para cambiar la fecha de un chip inteligente, coloque el cursor sobre el chip, haga clic en la fecha en el panel y luego seleccione una nueva fecha en el calendario.

Al hacer clic en Reservar reunión en la parte inferior izquierda del panel del chip inteligente, se abre la aplicación Google Calendar en una nueva pestaña del navegador. Allí puede crear un evento en su calendario en la fecha de este chip inteligente de fecha, pero el chip de fecha no está conectado al evento, como ocurre con un chip inteligente de eventos de Calendario. El nuevo evento debe agregarse como chip inteligente de evento del Calendario por separado.

Cuando haces clic en un chip inteligente desplegable, se abre una lista de opciones que tú y otras personas con las que has compartido el documento u hoja de cálculo pueden seleccionar para cambiar el texto actual. Por ejemplo, puede utilizar un menú desplegable para el estado del proyecto, con opciones como No iniciado, Bloqueado, En curso y Completado.

Los chips desplegables muestran opciones para que los usuarios de documentos elijan.

Para invocar rápidamente el chip inteligente desplegable, escriba@desplegable y presiona Enter. Aparece un panel que muestra varios menús desplegables prediseñados, como Sí/No, Estado de inicio, Estado de revisión y Estado del proyecto. Puede pasar el cursor sobre cualquiera de ellos para obtener una vista previa y, si alguno se adapta a sus necesidades, hacer clic en él para insertarlo en el documento.

O puede crear su propio menú desplegable haciendo clic en Nuevo menú desplegable en la parte superior del panel. En el panel "Opciones desplegables" que se abre, puede escribir un nombre para su nuevo menú desplegable, escribir el texto para cada opción en el menú desplegable (las opciones que el usuario puede seleccionar), agregar o eliminar opciones de menú, configurar el fondo. color para cada opción y reorganice el orden de la lista desplegable (haga clic en el icono de seis puntos a la izquierda de una opción y arrástrelo hacia arriba o hacia abajo).

Creando un nuevo chip desplegable desde cero.

Cuando haya terminado de crear su menú desplegable, haga clic en el botón Guardar para insertarlo en su documento u hoja de cálculo.

Para editar las opciones en un chip desplegable, haga clic en él y seleccione Agregar/Editar opciones.

Nota: En Google Sheets, los menús desplegables tienen muchas más funciones. Para obtener una guía sobre cómo usarlos en sus hojas de cálculo, consulte "Consejos prácticos de Google Sheets: cómo usar listas desplegables".

Este chip inteligente incorpora un enlace a un documento, hoja de cálculo, presentación o archivo de imagen almacenado en su Google Drive. Cuando un colaborador coloca el puntero sobre el enlace, aparece una miniatura del archivo. Al hacer clic en él, se abrirá el archivo en una nueva pestaña del navegador dentro de la aplicación de Google correspondiente (Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Drive).

Pase el cursor sobre un chip inteligente de archivo para ver una miniatura del archivo al que vincula.

Al hacer clic en Insertar > Chips inteligentes > Archivo o tipo@archivo , el panel debajo del cursor enumera los documentos sugeridos a los que ha accedido recientemente. (Puedes hacer clic>a la derecha de ARCHIVOS para abrir otro panel que enumera más archivos sugeridos).

O, si ya conoce el nombre (o la extensión de archivo) del documento que desea, simplemente comience a escribirlo. Recuerde, escribiendo@seguido de texto, se activa una búsqueda de archivos en Google Drive.

Cuando vea el documento o la imagen que desea, haga clic en él para insertarlo como un chip inteligente en su documento u hoja de cálculo.

Además de las aplicaciones de Google, otros formatos de documentos que se pueden insertar como un chip inteligente de archivos incluyen archivos de Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word), PDF y muchos tipos de archivos de imagen como JPG, PNG y TIF.

Puede insertar el símbolo bursátil de una empresa que cotiza en bolsa dentro de una celda de una hoja de cálculo como un chip inteligente. Cuando pasa el puntero sobre él, se abre una tarjeta que muestra el precio actual de las acciones de la empresa. Al hacer clic en él, se abre una página de Google Finance en una nueva pestaña del navegador que proporciona detalles sobre las acciones y la empresa.

Un chip inteligente en finanzas muestra el precio actual de las acciones de una empresa.

Puede seleccionar Insertar > Chips inteligentes > Finanzas para invocar este chip inteligente, pero la forma más rápida es escribir@ y el nombre de la empresa que desea. En los resultados de búsqueda que aparecen, desplácese hacia abajo hasta la sección FINANZAS y elija el resultado de la empresa para el intercambio que desee, como NYSE o NASDAQ.

Página siguiente: Más chips y bloques de construcción inteligentes →